Werkwijze rapportage en onafhankelijkheid

Een expertise is bruikbaar wanneer een andere lezer kan volgen welke vraag is gesteld, welke informatie is gebruikt en hoe de conclusie tot stand is gekomen. Deze werkwijze beschrijft wat daarom bij de opdracht en de rapportage moet worden vastgelegd.

De precieze werkzaamheden worden per dossier afgesproken. Niet iedere opdracht bevat een volledige gebouwinspectie, destructief onderzoek, een constructieve berekening of procesbegeleiding. De grenzen van de opdracht moeten net zo duidelijk zijn als de onderdelen die wel worden onderzocht.

Bespreek de aanpak van uw dossier

Beginnen met een afgebakende vraag

Het doel kan een herstelbesluit, een gesprek over een schadebegroting, een beoordeling van een ander rapport of de technische onderbouwing van een procedure zijn. Vertaal dat doel naar onderzoekbare vragen. Een onderzoek hoort niet te beginnen met de opdracht om een vooraf gekozen partij gelijk te geven.

Bij de intake zijn een korte tijdlijn, de relevante stukken en een beschrijving van de betwiste punten behulpzaam. Ontbrekende gegevens worden benoemd. Als een conclusie afhankelijk is van informatie die nog niet beschikbaar is, wordt dat niet als een vaststaand feit gepresenteerd.

Opdracht en onderzoeksplan

Leg vooraf vast wie de opdracht verstrekt, welk gebouw en welke onderdelen worden onderzocht en welke werkzaamheden zijn opgenomen. Geef aan hoe wordt omgegaan met toegang, veiligheid, specialistisch onderzoek, uitbreiding van de opdracht en de rapportage.

Bij een juridisch dossier kan afstemming met de advocaat of rechtsbijstandverlener nodig zijn over vraagstelling en procesfase. Een technische deskundige beslist niet zelfstandig welke juridische procedure moet worden gevoerd.

Bronnen en waarnemingen uit elkaar houden

Een eigen waarneming, een mededeling van een partij, een tekening en een eerder rapport hebben niet dezelfde betekenis. In de rapportage moet herkenbaar zijn waar informatie vandaan komt. Vermeld de relevante versie of datum van een stuk en verwijs naar bijlagen wanneer een conclusie daarop steunt.

Foto’s moeten plaats en context laten zien. Bij metingen horen de gebruikte methode, relevante meetomstandigheden en de beperkingen. Een selectie van alleen de informatie die een gewenste conclusie ondersteunt, maakt een rapport niet overtuigender.

Technische beoordeling en onzekerheid

Een navolgbare beoordeling verbindt de vraagstelling met de bevindingen en de gebruikte technische uitgangspunten. Maak duidelijk welke verklaringen zijn onderzocht en waarom een verklaring wel of niet wordt ondersteund. Benoem wanneer informatie ontoereikend is.

Een rapport mag een onzekerheid niet oplossen door een onterecht stellig woord te gebruiken. Soms is een aanvullende inspectie of specialistische berekening nodig. Soms blijft een exact ontstaansmoment of een verborgen detail ook na onderzoek niet verantwoord vast te stellen.

Onafhankelijkheid en eerdere betrokkenheid

Bij de opdracht hoort te worden besproken of de beoogde deskundige eerder bij het gebouw, een partij of een eerdere beoordeling betrokken was. Relevante betrokkenheid moet worden beoordeeld en, waar nodig, in de opdracht of rapportage worden vermeld.

Een partijdeskundige wordt door een partij ingeschakeld, maar moet technische bevindingen zelfstandig beoordelen. Die rol is niet gelijk aan een benoeming door de rechter. Lees meer over dat verschil bij partijdeskundige en deskundigenbericht.

Reactie op informatie en conceptbevindingen

Als een conceptreactie of het verzamelen van informatie van andere partijen onderdeel is van de opdracht, worden daar afspraken over gemaakt. Reacties worden op hun inhoud beoordeeld: leiden zij tot nieuwe feiten, een andere technische beoordeling of een aanvullende onderzoeksvraag?

Een reactie die alleen een gewenste uitkomst noemt, is iets anders dan een inhoudelijke correctie met bewijs. Ook de deskundige moet bereid zijn een conclusie te herzien wanneer nieuwe, relevante informatie dat rechtvaardigt.

Inhoudelijke controle en rapportage

Bespreek vooraf welke vorm van inhoudelijke controle bij het onderzoek past en of specialistische of tweede beoordeling onderdeel van de opdracht is. Een controleclaim hoort alleen in een rapport of publicatie te staan wanneer die controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en kan worden vastgelegd.

Een rapport beschrijft ten minste de opdracht, de vraagstelling, het gebruikte materiaal, de onderzoeksaanpak, de bevindingen, de beoordeling en de beperkingen. Afspraken over een toelichting, nadere vragen of een reactie op een tegenrapport worden afzonderlijk verduidelijkt.

Persoonsgegevens en dossierstukken

Deel voor de intake alleen de informatie die nodig is om de vraag af te bakenen. Overleg voordat u complete procesdossiers of grote verzamelingen persoonsgegevens aanlevert. Het doel van het onderzoek bepaalt welke stukken relevant zijn en welke informatie kan worden weggelaten.

Bij het publiceren van een praktijkcasus moeten de opdracht, toestemming en herleidbaarheid afzonderlijk worden beoordeeld. Een dossier mag niet als marketingmateriaal worden gebruikt uitsluitend omdat het technisch interessant is.

Veelgestelde vragen

Wat als tijdens het onderzoek een nieuwe vraag ontstaat?

Benoem eerst waarom uitbreiding nodig is. De aanvullende werkzaamheden, gevolgen voor de begroting en rapportage worden vervolgens afgestemd.

Is een partijrapport hetzelfde als een gerechtelijk deskundigenbericht?

Nee. Een partijrapport wordt in opdracht van een partij gemaakt. Voor een gerechtelijk deskundigenbericht wordt de deskundige door de rechter benoemd volgens de toepasselijke procesregels.

Wordt ieder rapport door twee experts gecontroleerd?

De passende controle en eventuele inzet van een tweede of specialistische deskundige worden bij de opdracht besproken. Een controle wordt alleen als uitgevoerd vermeld wanneer zij daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Kunnen onzekerheden in een rapport blijven staan?

Ja. Een rapport moet juist duidelijk maken welke conclusies de beschikbare informatie wel en niet ondersteunt. Onvoldoende informatie mag niet met een schijnzekerheid worden vervangen.

Verder lezen

Bronnen en onderbouwing

Voorwaarden en beroepsregels bij expertise

Voor schade-expertise en contra-expertise zijn de NIVRE-leveringsvoorwaarden van 1 oktober 2022 van toepassing, zoals vastgelegd in artikel 1.4 van onze algemene leveringsvoorwaarden. Bij strijdigheid gaan de NIVRE-voorwaarden voor. Individuele afspraken en dwingende consumentenrechten blijven voorgaan.

Bekijk de NIVRE-leveringsvoorwaarden. Raadpleeg daarnaast de NIVRE Gedragsregels. Laat vóór het geven van de opdracht vastleggen welke dienst wordt uitgevoerd, welke voorwaarden gelden en hoe u die kunt lezen en bewaren.

NIVRE Gedragsregels

De NIVRE Gedragsregels zijn beroepsregels voor geregistreerde experts, waaronder kandidaten. De versie van 18 april 2023 (PDF) wordt onderscheiden van de contractuele leveringsvoorwaarden. Het NIVRE kondigt vernieuwde gedragsregels vanaf 1 januari 2027 aan.

Aanvullende bron: NIVRE Gedragsregels, 18 april 2023.